Tax CMS: Schnell und kostengünstig ein Tax Compliance Management System für Ihr Unternehmen einrichten

So reduzieren Sie die Risiken der persönlichen Haftung von Geschäftsführern, Vorständen und der Leitung der Steuerabteilung.

Warum ein Tax CMS? Sie und Ihr Unternehmen arbeiten doch bereits „tax compliant“. Werden aber trotz größter Sorgfalt in einer Betriebsprüfung Fehler aufgedeckt, die zu einer Steuernachzahlung führen, können schnell strafrechtliche Vorwürfe im Raum stehen. Geschäftsführer, Vorstände und die Leitung der Steuerabteilung haften im schlimmsten Fall persönlich. Ein etabliertes Tax Compliance Management System kann dann helfen.

Mit einem Tax CMS, das alle steuerrechtlichen Prozesse dokumentiert, bietet die Finanzverwaltung Unternehmen die Möglichkeit sich gegen den Vorwurf der Steuerhinterziehung zu schützen.

Vor allem Großunternehmen haben in den letzten Jahren mit aufwändiger Unterstützung von externen Beratungen ein Tax Compliance Management System aufgesetzt. Mittelständische Unternehmen blieben aufgrund der sehr hohen Kosten aber häufig außen vor.

Mit unserem Tool ist das jetzt anders: Trotz begrenzter Ressourcen ist es Unternehmen damit möglich, ein Tax CMS bei sich zu etablieren.

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Besteht ein Tax CMS, geht die Finanzverwaltung eher nur von einem einfachen Fehler aus, der keine strafrechtlichen Konsequenzen nach sich zieht.

Elemente eines Tax CMS

1. Richtlinie

Das Fundament bildet die Richtlinie, die unternehmensweite Prinzipien erfasst. Dieses Leitbild umfasst entsprechend des IDW PS 980 Standards der Wirtschaftsprüfer folgende Aspekte: Compliance-Kultur, Compliance-Ziele, Compliance-Organisation, Compliance-Risiken, Compliance-Programm, Compliance-Kommunikation und Compliance-Überwachung.

2. RACI-Matrix

Die Rollen und Verantwortlichkeiten der internen und externen Beteiligten werden für definierte Aufgaben bei steuerlichen Prozessen in der RACI-Matrix übersichtlich abgebildet. Die Kategorisierung unterscheidet: responsible (verantwortlich), accountable (rechenschaftspflichtig), consulted (konsultiert) und informed (zu informieren).

3. Risiko-Kontroll-Matrix

Alle Prozesse werden detailliert in der Risiko-Kontroll-Matrix dargestellt, die damit das Herzstück des Tax CMS ist. In einer Brutto-Netto-Risikoanalyse werden dabei die Steuerrisiken und die Kontrollen betrachtet, die etabliert sind, um den Risiken zu begegnen.

Häufig gestellte Fragen

Für welche Unternehmen lohnt es sich ein Tax CMS?

Ein Tax Compliance Management System lohnt sich für jedes Unternehmen, weil die Risiken der persönlichen Haftung bei einer Steuerverkürzung alle Organe der Gesellschaft und Geschäftsinhaber hart treffen können – unabhängig von der Größe des Unternehmens.

Wie sollte ein Tax CMS gestaltet sein?

Als Leitlinie eignet sich der von Wirtschaftsprüfern verwendete Standard IDW PS 980. Darin sind die Bestandteile für ein funktionierendes Tax CMS beschrieben. Das von uns entwickelte Tool basiert auf diesen Standards und bringt die Grundstruktur und umfassende Vorlagen bereits mit.

Kann ich mich auf das Tax CMS verlassen?

Ein mit unserem Tool verantwortungsvoll erstelltes Tax CMS basiert auf den Standards des Instituts der Wirtschaftsprüfer, ist testierfähig und bedarf daher derzeit auch keiner externen Prüfung. Entscheidend ist, dass das Compliance-System aber auch wirklich im Unternehmen gelebt wird.

Ist die Erstellung eines Tax CMS eine einmalige Sache?

Die Dokumentation der Steuer-Compliance ist keine einmalige Angelegenheit. Vielmehr muss sie gelebt und weiterentwickelt werden. Mit unserem webbasierten Tool können Änderungen, die sich etwa durch geänderte Verantwortlichkeiten oder neue Steuerprozesse ergeben, jederzeit ganz einfach im Tax CMS vorgenommen werden. Es wird empfohlen alle sechs Monate, aber jedenfalls jährlich, die Dokumentation grundsätzlich auf ihre Gültigkeit hin zu überprüfen.

Hintergrund

„Hat der Steuerpflichtige ein innerbetriebliches Kontrollsystem eingerichtet, das der Erfüllung der steuerlichen Pflichten dient, kann dies ggf. ein Indiz darstellen, das gegen das Vorliegen eines Vorsatzes oder der Leichtfertigkeit sprechen kann.”

Mit diesem Satz im Anwendungserlass des BMF zu § 153 AO vom 23.05.2016 baut der Fiskus Unternehmen eine Brücke: Mit Hilfe eines steuerlichen, innerbetrieblichen Kontrollsystems können sie vermeiden bei steuerlichen Fehlern oder Korrekturen vorschnell der Steuerhinterziehung verdächtigt zu werden.

Für ein solches Tax Compliance Management System gibt es bisher (noch) keine gesetzliche Pflicht. Wirtschaftlich betrachtet besteht allerdings faktisch ein Zwang zur Einrichtung eines Tax CMS, weil die Steuerbehörden dies bei der Bewertung von Steuerverstößen strafmildernd berücksichtigen. Im Rahmen einer strafbefreienden Selbstanzeige nach § 371 AO etwa kann sich das Bestehen eines Tax CMS zugunsten des Steuerpflichtigen bei der Feststellung von Vorsatz oder Leichtfertigkeit auswirken.

Auch das Landgericht München I stellte fest (5HK O 1387/10): „Seiner Organisationspflicht genügt ein Vorstandsmitglied bei entsprechender Gefährdungslage nur dann, wenn er eine auf Schadensprävention und Risikokontrolle angelegte Compliance-Organisation einrichtet.“

In anderen Ländern – etwa in den Niederlanden mit den Horizontal Tax Monitoring (HTM) oder in Österreich mit der begleitenden Kontrolle – gibt es inzwischen bereits gesetzliche Grundlagen, die bei Bestehen eines Compliance-Systems Betriebsprüfungen erleichtern. Es ist auch das klare Ziel der deutschen Bundesregierung die Steuerprüfung zu modernisieren und zu beschleunigen, (vgl. Koalitionsvertrag 2021 bis 2025, S. 131, 132).

Eine dokumentierte Compliance-Organisation ist ein Meilenstein der Enthaftung.

Für ein angemessenes Tax CMS gibt es gewiss keine fertige Lösung. Die Unterschiede liegen vor allem in der Vielzahl und der Komplexität der organisatorischen Strukturen. Dennoch lassen sich einheitliche Standards der Dokumentation für nahezu alle Steuerpflichtigen und ein optimaler Aufbau für ein Tax Compliance Management System entwickeln. Auch ähneln sich die anzutreffenden Steuerprozesse über die Unternehmen hinweg. Unser Tool enthält eine umfangreiche Bibliothek vorgedachter Prozessbeschreibungen und Compliance-Maßnahmen, die es Unternehmen wesentlich vereinfacht ein Tax CMS aufzusetzen.

Das von uns entwickelte Tool orientiert sich dabei an den Standards des IDW PS 980 „Grundsätze ordnungsmäßiger Prüfung von Compliance Management Systemen” des Institut der Wirtschaftsprüfer sowie dem IDW Praxishinweis 1/2016 „Ausgestaltung und Prüfung eines Tax Compliance Management Systems gemäß IDW PS 980“. Es enthält ferner eine übersichtliche Struktur der Verantwortlichkeiten (sog. RACI-Matrix) und eine Risiko-Kontroll-Matrix, das Herzstück eines jeden Tax CMS. Das alles anwenderfreundlich in einer Software organisiert und revisionssicher dokumentiert.